Las empresas están obligadas por ley a llevar un control de sus empleados. En este se registran, además de las horas trabajadas diariamente, otros conceptos laborales. Por eso, es necesario saber cómo llevar un control de empleados de una flota.
Control de empleados y las nuevas tecnologías
Para llevar el control de empleados, las empresas se apoyan en la tecnología para ese fin, normalmente mediante sistemas de control de acceso y fichas electromagnéticas que identifican a cada trabajador. La herramienta que se vaya a utilizar debe ser adaptada a las necesidades de la empresa y, sobre todo, debe ser efectiva para que los empleados no se vean afectados por la aplicación de ese control.
A continuación veremos cómo llevar un control de empleados basándonos en el departamento encargado de flotas de vehículos o en compañías que se dediquen a prestar servicios de transporte.
¿Cómo realizar el control de empleados dedicados al trabajo con flotas de vehículos?
Control de horario
A través del control de horario se lleva el registro de las horas trabajadas por el empleado. También el inicio y finalización de su jornada, puntualidad y cualquier otro dato que se considere relevante.
Para obtener esa información, se va a requerir de un sistema de control de horarios. El mismo nos facilita la posibilidad de llevar un registro. En el mercado actual existen varios tipos de sistemas, entre los cuales tenemos:
Sistemas polivalentes
Este tipo de sistema se puede adaptar a las distintas situaciones laborales que suelen presentarse dentro de las empresas y se pueden instalar en cualquier tipo de dispositivo electrónico. Además, la información sobre los horarios de trabajo puede ser obtenida de manera manual o automatizada y en tiempo real por parte del empleado.
Sistemas online declarativos
El software usado por este tipo de sistema es de control de presencia. O sea que los propios empleados pueden marcar su hora de inicio y finalización de su labor a través de la web. Esta herramienta presenta limitaciones que no la hacen que sea efectiva. Por ejemplo, puede suministrar datos incorrectos.
Tarjetas magnéticas
Este procedimiento es muy fácil, ya que el empleado pasará su tarjeta a través del lector tanto al inicio como al finalizar su jornada. La tarjeta posee una banda magnética que puede ser leída a través de un dispositivo electrónico, donde queda guardada la información del empleado.
Sistemas de control mediante tarjeta
Este sistema es uno de los más usados y se caracteriza por poseer bandas magnéticas, códigos de barras y más. La información se obtiene mediante un lector que se ubica en el sitio de acceso a la empresa o al puesto de trabajo.
Sistema de control de empleados de alta tecnología
La tecnología sigue avanzando y en la actualidad se pueden encontrar sistemas de control para monitorear a los empleados capaces de hacer lo inimaginable. Veamos algunos de ellos:
Sistemas de control biométricos
Este sistema de control de empleados es de los más avanzados que hay en el mercado. Este combina técnicas matemáticas y estadísticas. Las mismas funcionan para reconocer o identificar a una persona según sus características físicas o conductas.
Entre las características físicas tenemos: huellas digitales, facciones faciales, retina, iris, etc. Debido a la tecnología utilizada por este sistema el costo para su implementación es muy elevado.
Identificación por huellas dactilares
Este funciona por medio del reconocimiento de la huella digital de cualquier dedo de la mano. Es un sistema con un alto nivel de seguridad y muy fácil de utilizar para los empleados.
Identificación por biometría vascular
Este sistema emplea una de las tecnologías más confiables y seguras. Dentro del área de la biometría de la mano, se activa mediante una imagen de las venas de la palma de la mano, la cual se obtiene a través de un escáner que la captura por medio del reflejo de ondas de frecuencia corta.
Los sistemas de control de empleados
Por medio de este sistema control de actividad, las empresas pueden controlar el acceso por parte de los empleados a algunas páginas web, redes sociales o también evitar la descarga de películas, música, etc.
Dentro de los sistemas de control de actividad encontramos los de geolocalización mediante GPS, ideales para las flotas de vehículos. Mediante ellos las empresas pueden conocer dónde se encuentran sus empleados, bien sea dentro o fuera de sus puestos de trabajo. Este sistema se usa mucho para tener el control de flotas, puestos de ventas móviles, repartidores, conductores. Mediante un sensor denominado I-Button o llave Dallas, una tarjeta RFID o un sistema de lectura de huellas, el conductor se puede identificar e iniciar su jornada laboral desde su vehículo, enviando la información en forma instantánea a través del equipo GPS, de igual manera podrá finalizar su jornada laboral.
Otro método tecnológico hoy disponible son las aplicaciones celulares para el seguimiento de empleados móviles en horario laboral, de esta manera es posible controlar el inicio de actividades, rutas, visitas a clientes de todo tipo de fuerza de trabajo de calle, como ser vendedores, instaladores, repartidores, etc.
Es importante que al momento de implementar cualquiera de estos sistemas de control de empleados, los mismos estén enterados de las razones por las cuales la empresa está tomando esa decisión. Los trabajadores deben participar y sus sugerencias ser escuchadas, porque podría ser que la productividad de ellos se viera afectada.